今回はデータベース機能のフィルタについてご説明します。

このフィルタはある条件を満たすレコードだけを抽出するのに便利な機能です。

データベースの構成についてはExcel中級【データベース】をご覧ください。

例えば下図の社員名簿から営業部の人のデータだけを抽出したり、女性だけを抽出したりすることができるんですよ。

よかったらエクセルにこのデータを入力して試してみて下さいね。

「データ」タブをクリックします。

「社員名簿」の表の中ならどこでもいいのでクリックしておいてから、「並べ替えとフィルタ」グループから「フィルタ」をクリックします。

そうすると「フィルタモード」になり、下図のように列見出しのそれぞれに「▼」のボタンが表示されますね。

今回、営業の人だけを抽出したいので「部署」の右の「▼」をクリックします。

表示されたリストから「すべて選択」の左のチェックボックスをクリックし、チェックをはずします。

「営業」左のチェックボックスをクリックしてチェックし、「ＯＫ」をクリックします。

下図のように営業の人だけを抽出することができましたね。

営業以外の人の行も消えてしまったわけではなく、一時的に非表示になっています。条件をクリアすればまた表示されます。

条件が指定されている列見出しにはフィルタの図が表示されています。

フィルタに設定した条件をクリアして全データを表示したい時には、列見出しのフィルタの図をクリックします。

下図のリストが表示されますので、「”部署”からフィルタをクリア」をクリックします。

「フィルタモード」そのものを終了したい時には、「並べ替えとフィルタ」グループから「フィルタ」をクリックします。

▼ボタンは消えていつもの表に戻ります。

今回はフィルタを使った抽出についてご説明しました。

最後に復習の問題です。この機能を使って女性だけを抽出してみてください。

ちゃんとできましたか？　(^_-)-☆

膨大なデータから自力で抽出するのは大変な作業ですね。

このフィルタ機能　ぜひ使ってみて下さいね。(^O^)

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