おさえておきたい必要最低限のパソコンスキル

デスクワークに必要なパソコンリテラシー

事務職はもちろんのこと、営業職でも、パソコンスキルは必須。社会人として、どの程度のスキルが求められるのか、みなさんは知っていますか?

必要なスキルはその会社や仕事内容によって異なりますが、今回は、Microsoft Officeの最低でも知っておきたい、押さえておきたいポイントを紹介します。

「エクセルやワード、パワーポイントなんて学校でも使ったことあるし、詳しくは知らないけど、社会に出て使っていけば大丈夫だろう!」と思っている人いませんか?そんな考えは大間違いです。

よく、ネットの記事でも「使っていくうちに慣れます」と書かれているのを見かけますが、それはあくまでも使い方が分かるようになるだけで、本当に社会で必要とされる文書や表はそう簡単に作れるようになるものではありません。文書や表、グラフなどの基本的なフォーマットの作り方を間違えてしまうと社会人としての常識を疑われてしまうことも・・・。知らないと恥をかいてしまいます。

まずは自分のスキルレベルがどのくらいか、最低限必要なスキルはどんなものか知って、何が足りないのかを、理解するところから始めましょう!


Excelの基本的な操作ができる

基本的な表とグラフが作成できればまずはOK。さらに、関数やマクロの作成までできるとエクセルでの仕事は難なくこなせるでしょう。ピボットテーブルも使えると、データの分析が簡単にできます。

表もグラフも作れるけど、関数を使えばいいところで使えていなかったり、そもそもグラフが最適な種類でなかったり(全体の割合を見るときには円グラフの方が見やすいのに棒グラフだったり)と、根本的な部分が欠けているエクセルデータ。そんなものを取引先だったり、上司に提出したら恥ずかしい!そんなことがないようにしっかりとエクセルを使いこなしましょう!

★マクロ → 作業を自動化するためのツール。同じ作業を何度も繰り返す場合にマクロを作っておくと大変便利。

★ピボットテーブル → 1つのデータを様々な視点から統計をしたり、分析する場合に使います。月ごとの売上金額の合計をだす、販売店ごとの売上げ件数を求めたいなど、いろいろな集計を求めるときに使います。

経理・営業・企画など様々なシーンで活躍

初級では、入力方法、四則演算や合計の出し方、罫線の引き方など。中級では、関数の利用やグラフ作成の方法など。そして応用では、データの並べ替え・抽出・データの分析など実務レベルの学習をします。応用まで学習すれば事務仕事も一気にはかどります!


Wordの基本的な操作ができる

ワードは、企画書や提案書を作成するソフト。文字入力ができればそれなりに使えますが、慣れない方は、色を多く使ったり所々でフォントが異なっていたり、右揃えや中央揃えの使いどころが間違っているなど、見づらい文書になっているのを見かけます。さらには、そもそも必要な情報が不足している、記入欄なのに狭すぎて書けないといった、文書の役割が果たせていないものを作ってしまうことも。

インデント(字下げ)やタブ機能を使って、見やすくレイアウトを整えたり、エクセルで作成した表やグラフを張り付けて、より視覚的に訴えられる文書にすることで、伝わりやすいものになります。そして、ビジネスで本当に必要とされているワードの使い方を身につけましょう。

分かりやすく見栄えよい文書作成

基礎では、Wordでの文章の入力・編集・印刷・保存など。中級では、箇条書き・タブを使った入力・表作成を学習し、ビジネス文書を作成。応用では、図形の描画や編集を学習し、地図や絵(クリップアート)写真を含む文書の作成や差し込み印刷を学習します。わかりやすく見栄えのする文書の作成ができるようになります。


PowerPointでプレゼン資料を作成できる

パワーポイントは、会議やプレゼンテーションの場面で多く使われるソフト。学校の授業で発表するときに使ったことがある人もいるのではないでしょうか?エクセルに比べると直感的に使える、難易度の低いソフトですが、一歩使い方を間違えると素人感まるだしの微妙なものになってしまうのがパワーポイントの怖いところ。

しかし、きちんと作れば、スライドを見せながら説明ができるので、言葉だけでは中々伝わりづらい数字のデータも、表やグラフなどと一緒に見せることで、より説得力のあるプレゼンになります。スライド作りはもちろんですが、相手に訴える、魅せる作り方ができると、より強力なツールになります。

営業や販促のビジネスシーンの強力なツール

初級では、プレゼンテーション用のスライドの作成・スライドショーの実行。活用では、表やグラフ・図の作成や写真の挿入、アニメーション機能や高度なスライドショーの実行を学習します。魅せるスライドショーで説得力のあるプレゼンテーション!

以上、Microsoft Office の代表ソフトで、これが使いこなせないと、使えないヤツと思われてしまう、エクセル、ワード、パワーポイントの3つを紹介しました。これはちょっとできないかも・・・というものがひとつでもあれば、当スクールの受講をおすすめします。特にオフィスのソフトは、ただ使える人と、本当にビジネスに活用できている人の差は大きいですよ!

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